Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is Rubio Monocoat NV, Roeselaarsestraat 535, 8870 Izegem, België. Voor alle vragen over dit beleid of over je gegevens mail je naar hr@rubiomonocoat.com.

Dit beleid geldt voor de vacaturesite jobs.rubiomonocoat.com. Het is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

2. Welke gegevens we verzamelen

Wanneer je het sollicitatieformulier invult, verwerken we:

• je voornaam en naam;
• je e-mailadres en telefoonnummer;
• je cv, als je dat meestuurt (PDF of Word);
• je motivatie, als je die invult;
• de vacature waarvoor je solliciteert en het tijdstip van je sollicitatie.

We vragen je om in je cv en motivatie geen gevoelige gegevens op te nemen, zoals gegevens over je gezondheid, je afkomst, je geloof of je vakbondslidmaatschap. Die hebben we voor de selectie niet nodig.

Bij een bezoek aan de site verwerken onze hostingpartner en wij technische gegevens zoals je IP-adres en browsertype in serverlogboeken, uitsluitend om de site veilig en beschikbaar te houden. Analytische cookies plaatsen we alleen nadat je daarmee instemt. Meer daarover lees je in ons cookiebeleid.

3. Waarom we je gegevens gebruiken en op welke rechtsgrond

• Je sollicitatie behandelen: contact opnemen, je kandidatuur beoordelen, gesprekken plannen en je op de hoogte houden. Rechtsgrond: de stappen die nodig zijn om op jouw verzoek tot een arbeidsovereenkomst te komen (artikel 6.1.b AVG).
• Je gegevens bijhouden in onze wervingsreserve voor toekomstige vacatures. Rechtsgrond: je toestemming (artikel 6.1.a AVG), die we je apart vragen en die je op elk moment kan intrekken.
• De site beveiligen en misbruik voorkomen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) om onze systemen en de gegevens van kandidaten te beschermen.
• Het gebruik van de site meten via analytische cookies. Rechtsgrond: je toestemming (artikel 6.1.a AVG).
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld wanneer een overheid ons daartoe verplicht. Rechtsgrond: artikel 6.1.c AVG.

We nemen geen beslissingen over je sollicitatie op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.

4. Hoe lang we je gegevens bewaren

• Word je aangeworven, dan gaan je sollicitatiegegevens over naar je personeelsdossier en gelden de bewaartermijnen van dat dossier.
• Word je niet aangeworven, dan verwijderen we je gegevens uiterlijk vier weken na het afsluiten van de selectieprocedure.
• Gaf je toestemming om je gegevens in onze wervingsreserve op te nemen, dan bewaren we ze maximaal één jaar na je sollicitatie. Daarna verwijderen we ze, tenzij je ons intussen opnieuw toestemming gaf.
• Serverlogboeken bewaren we maximaal dertig dagen.

5. Met wie we je gegevens delen

Binnen Rubio Monocoat hebben alleen de medewerkers van HR en de leidinggevenden die bij de selectie betrokken zijn toegang tot je gegevens. We verkopen je gegevens nooit aan derden.

Voor de werking van de site en het formulier doen we een beroep op deze verwerkers:

• Vercel Inc. voor het hosten van de site.
• Resend voor het bezorgen van je sollicitatie per e-mail aan onze HR-dienst.
• Google Ireland Ltd. voor analytische cookies, uitsluitend nadat je daarmee instemde.

Met elke verwerker sloten we een verwerkersovereenkomst. Sommige van deze partijen verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, onder meer in de Verenigde Staten. In dat geval steunen we op het EU-VS Data Privacy Framework of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende waarborgen.

6. Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. De verbinding met de site is versleuteld (HTTPS), de toegang tot sollicitatiegegevens is beperkt tot wie ze nodig heeft, en onze verwerkers zijn contractueel tot dezelfde zorg verplicht.

7. Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te kijken en er een kopie van te ontvangen;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen om ze over te dragen;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de verwerking vóór de intrekking beïnvloedt.

Je oefent deze rechten uit door te mailen naar hr@rubiomonocoat.com. We antwoorden binnen een maand. Om zeker te zijn dat we met de juiste persoon spreken, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.

Ben je niet tevreden met hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8. Wijzigingen aan dit beleid

We passen dit beleid aan wanneer onze werking of de wetgeving verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer de laatste versie in werking trad. Bij ingrijpende wijzigingen brengen we kandidaten in een lopende procedure persoonlijk op de hoogte.